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Tempus fugit!

Gracias por los comentarios y correos que habéis enviado en relación al blog anterior, en algunos de los cuales pedíais profundizar en algunos puntos relacionados con vuestro trabajo diario. Esto es lo que pretendo con este artículo, que espero sea útil tanto a pymes familiares como a entidades públicas. 
 
Lograr la ventaja competitiva de gestionar mejor, es primordial para sacar adelante el negocio. Y, la fuente de la misma ha de ser necesariamente los RR.HH. (recursos humanos) y la gestión de los mismos, auténtica asignatura pendiente en muchas organizaciones y de la que dependerá superar la crisis (y sus raíces anteriores a la misma). Por tanto la fuente son las PERSONAS, nosotros incluidos.
 
Perfil, formación contínua y trabajo en equipo serían los tres ingredientes para lograr que de la fuente pueda manar la referida ventaja competitiva, que permitirá diferenciarnos de la competencia y que los recursos disponibles unido a la experiencia y el buen hacer facilite alcanzar sinergias (2+2=5); o dicho de otro modo: tener una organización competitiva. Pero difícilmente será una realidad si no tenemos claro que todo empieza en el máximo responsable, que ha de cumplir su MISIÓN a través de sus responsabilidades y tareas. Y, ello se logrará si, como elemento previo esencial, aprovechamos muy bien el principal recurso disponible y que no es ni la financiación ni la suerte ni la imagen de marca, sino EL TIEMPO, clave para cualquier plan de mejora.
 
Estamos hablando de Productividad Personal. Según mi experiencia, no es real que el problema sea que cada vez tengamos menos tiempo y el día no de para más, porque > 50 % quizás lo dedicamos a tareas no esenciales, y/o estamos supliendo las carencias de nuestros colaboradores, y/o «apagando fuegos». Cuando decimos que no sabemos qué hacer para que la empresa funcione, en el fondo estamos reconociendo que quizás trabajamos a impulsos, y no tengamos unos criterios mínimos de organización personal. Vayamos por partes.
 
Me referí en el artículo anterior al «hacer hacer«. Es un tema del cual depende el éxito en la implementación de la estrategia. Que nuestro tiempo sea productivo y que toda la organización se enfoque hacia unos objetivos haciendo cada uno lo suyo, está relacionado, aunque no siempre es fácil.
 
Para abordar lo expuesto -además de aprender a decir que no muchas veces al día y tener así «el control» sobre nuestro tiempo-, recomiendo:
 
1) que la empresa tenga un organigrama sencillo, pero escrito, con una definición de las tareas de cada uno. A partir de aquí, exigir el cumplimiento mediante una agenda de reuniones con el equipo: una vez a la semana (los lunes por la mañana) sentarnos con los colaboradores directos (basta con 30 minutos), escuchar y establecer las prioridades; y, también semanalmente unos minutos (¡sentados!, con cierto formalismo) con cada uno. Las reuniones deben centrarse en lo importante, en los objetivos, en aquello que debemos transmitir y no en hacer un inventario de problemas. De esta forma lograremos un auténtico trabajo en equipo, cada uno tendrá clara su responsabilidad y seremos más exigentes (¡sin paternalismo mal entendido!), con serena normalidad.
 
2) uso de la agenda personal, por semanas y planificando la siguiente el sábado o  el domingo, concretando en qué emplearemos las 40-50 horas de trabajo (otras actividades no relativas al negocio, aparte); y, a la siguiente, comprobar el grado de cumplimiento. Así, poco a poco, seremos más eficaces. El plan (con horario establecido) debe incluir no menos del 30 – 40 % del tiempo a los temas relevante (los objetivos y la estrategia, los despachos indicados con el equipo y a pensar); y el 60-70 % restante a otras tareas, concretas (marketing, ventas, compras, 2 horas a formación propia, …). Aconsejo emplear una agenda electrónica (la que tengamos instalada en la PDA o el móvil, y que esté sincronizada con el portátil o la tablet). Acostumbrarnos, por tanto, a que la agenda «nos dirija».
 
3) anotar durante algunas semanas -como contraste con lo anterior- a qué nos dedicamos realmente. Comprobaremos muchas realidades y nos conoceremos mejor …
 
4) estar atentos a las pérdidas de tiempo, incluso que internet y las RS no ocupen más hueco del debido (podemos estar empleando 2 horas diarias casi sin darnos cuenta).
 
5) tener una cuenta de correo para los temas importantes y otra para los secundarios. La primera ha de ser la referencia diaria, evitando dispersiones en menudencias.
 
Tempus fugit: el tiempo se escapa, y la capacidad para «hacer cosas». Y, como puede leerse en Wikipedia «… esta frase latina se encuentra a menudo inscrita en los grandes relojes de péndulo. En algunos de sol puede encontrarse también esta frase completa: «Tempus fugit, sicut nubes, quasi naves, velut umbra». El tiempo vuela, como las nubes, como las naves, como las sombras».
 
Somos parte esencial de la solución para nuestra empresa. Si nos exigimos en la productividad personal podremos afrontar la realidad y salir adelante, sin confundir «andar mucho» (estar en la oficina un montón de horas) con hacerlo en la dirección adecuada.
 
Y, así será más fácil «Dirigir por Objetivos», a lo que me referiré en los artículos siguientes.
 
¡Buena semana a todas y todos!
 
 
Copyright © 2013 por F. Javier Díaz
Todos los derechos reservados
 
 
 
 

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12 comentarios

  1. Está claro y normalmente no lo hacemos, primero marcar objetivos, segundo escribirlos y tercero hacer un seguimiento serio y analizar su cumplimiento o no y en este último caso estudiar el porqué de las desviaciones. Pero el escribir las funciones y cometidos de cada uno es fundamental y facilita después el buen control y la comprobación de quien cumple o no.

  2. Vicente J Peralta

    Muchas gracias Javier por la receta tan exquisita que has compartido con todos nosotros. Esto me recuerda una conversación que mantuvimos en Cartagena hace ya algunos años que nos ayudo mucho: «no es lo mismo lo urgente que lo importante» y la forma de filtrar y seleccionar para aprovechar mejor el tiempo.

  3. Gracias, Vicente. Efectivamente, filtrar y seleccionar es clave. Saludos.

  4. Al leer el artículo me viene a la mente una frase que escuche el otro dia en un anuncio de televisión » Lo compre porque me lo recomendaron, pero lo uso porque realmente funciona».

    Cuanta razon tienes Javier con una buena organización lo que resulta en una empresa. Un artículo muy bueno

  5. Es un artículo muy muy práctico y útil. Siempre pueden aprenderse cosas obvias como aprovechar ese recurso importante que dice D.Javier. Felicidades.
    Muchos saludos
    Pedro

  6. Excelente artículo Javier, estoy convencido de que la productividad en cualquier ámbito, pasa por la productividad personal y esa sólo depende de nosotros mismos, como dices, la parte esencial de cualquier organización en la que estemos implicados.
    Saludos

  7. Hola Javier, mucho tiempo sin contactar contigo. Que razon tienes con que hay que organizar el tiempo mejor. Y que importante es saber decir que no, educadamente, a las interrupciones no importantes. Voy a ver si trato de ir poniendo en marcha un sistema como el que comentas, a ver si consigo gestionar mejor mi tiempo.
    Un saludo,
    Felipe

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